Bu yazımda halen içinde geçmekte olduğumuz pandemi sürecinde sıfırdan ekip kurmak ile ilgili deneyimlerimi sizlerle paylaşmak istiyorum. Covid-19’un pandemiye dönüşmesi ile birlikte iş ve özel hayatımız köklü değişikliklere sahne oldu ve olmakta. Bununla ilgili herkesin bildiğini tekrar yazmak istemiyorum. Ancak bu süreçte kendi hikayemi anlatarak bu sürece başlayacak olan veya aynı durumda olan kişilere/organizasyonlara katkım olsun isterim.
2020 Mart başında halen çalışmakta olduğu şirketimde iş başı yaptım. Buraya geçerken 1,5 sene sonra böyle bir deneyim yaşayacağım aklımın ucundan geçmezdi. Her normal iş değişikliğinde olduğu gibi standart bir uyum sürecinden geçeceğimi sanarken işe başladıktan 1,5 hafta sonra tamamen evden çalışma düzenine geçtik. Bunun bu kadar uzun süreceğini ben dahil kimse öngörmüyordu elbette. Ha bugün ha yarın ofise dönülür umuduyla bu çalışma düzenini geçici olarak algıladım. Ancak belli bir süre sonra bunun en azından hatırı sayılır bir süre için kalıcı olacağını anlamak zor olmadı.
Pandemi sürecine henüz yeni bir organizasyonda 1,5 hafta geçirmiş biri olarak yakalanmak oldukça zorlu bir deneyimdi. Bir organizasyonda var olmak için kariyerim boyunca edindiğim deneyimlerin bir çoğundan mahrum kalmıştım. Yüzyüze iletişim ve çalışmanın yerini, zaman ve mekandan bağımsız toplantı ve mail zincirlerine dönüşmüştü. Karşıdaki muhataplarınız sizi daha önce fiziken görmemiş, kişiliğinizi ve stilinizi bilmeyen kişilerden oluşuyordu. Bu sürede bir çok iletişim kazası ister istemez yaşandı. Bunu önlemek için daha önce harekete geçmemiş bazı kasları da geliştirmek zorunda kaldım.
Buraya kadar yazdıklarım benim bireysel hikayem. Yazının ana konusuna geçelim. Bu organizasyonda tek kişi başladığım yolculuğum zamanla ekip oluşturmaya doğru evrildi. Önce Proje Yönetim Ofisini kurup hayata geçirmem gerekiyordu. Bunu kurarken de alışılagelmiş proje yapış şeklini güncellemek ve proje yöneticilerinin organizasyonda kabul görmelerini sağlamak en zorlu işlerimdendi. Bu işin elbette en önemli bacağı ise tamamen uzaktan bir ekip oluşturmaktı. 1 sene gibi kısa bir sürede PMO ekibini kurmak, organizasyona entegre etmek, üst yönetiminin beklentilerini yönetebilmek konusunda iyi bir yol kat ettiğimi düşünüyorum. Ekip kurma sürecim şu an Software QA alanında devam ediyor. Aşağıda belirli bir olgunluğa getirdiğim PMO kurulumunda biraz detay deneyimimi aktarayım.
Pandemi döneminde ekip kurmanın ilk adımı elbette üst yönetime bir iş planı ile gitmekle başladı. Bu ekibe neden ihtiyaç var, ekibin organizasyon yapısı nasıl olacak, mevcut diğer birimlerle çalışma şekli nasıl olacak, kaç kişi gerekecek, hangi profilde insanlar olacak, görevleri nelerdir gibi bir çok soruya cevap veren bir sunum ile işe başladım(elbette uzaktan).
İkinci adım ise bu kişileri bulmak ve şirkete kazandırmaktı. Bu süreçte çok fazla sayıda mülakat yaptım. Kurulacak PMO’ya alınacak proje yöneticileri deneyimli ve bu şirkette proje yönetim kültürünü yaygınlaştırmada rol model olacak kişilerden oluşmalıydı. Mülakatların hepsini uzaktan, fiziken birbirimizi görmeden yaptım. Bunun avantajı olduğu kadar dezavantajları da vardı. Avantaj olarak kısa süre içinde daha fazla mülakat yapabiliyordum ancak yüz yüze iletişimde elde edeceğim bir çok veriyi/hissi uzaktan mülakatta almakta güçlük çekiyorsunuz. Teklif süreci, kişilerinin yeni bir organizasyona gelmelerinden kaynaklı kaygılarını gidermek de uzaktan oldukça zorlu bir deneyimdi. Bu sürede olumlu sonuçlandırıp organizasyona kazandırığım kişiler olduğu kadar olumsuz sonuçlanan süreçler de oldu.
Elbette esas iş bu aşamadan sonra başlıyordu.
- Kişilerin hiç şirkete gitmeden(resmi evrak imzalama haricinde) gerekli tüm donanım/yazılım teslimat kurulumunu takip etmek. Burada çıkacak sorunlarda ilgili departmanlarla iletişime geçerek sorunlara çözüm bulmak belirli bir süre işimin parçası oldu.
- Yeni başlayan kişi şirketle ilgili hiçbirşey bilmediği için belirli bir süre tüm soruların ana cevap kaynağı oldum. Daha sonra bu soruların yeni gelecek kişilerde de olabileceğini düşünerek yeni başlayan eleman için yapılacaklar /okunacaklar listesi oluşturdum. Bu liste daha sonra işe başlayan çalışanlarda çok işe yaradı. Hem bana hem de çalışana çok zaman kazandırdı.
- Yeni başlayan proje yöneticilerini belirli seviyede yönetim takımı ile tanıştırma toplantısı organize ettim. Böylece kişinin hem bilinmesini hem de organizasyon yapımızı üst seviyeden tanımasını istedim.
- ilk 1 ay “baby-sitting” modunda geçmesini planladım. Kişi ilgili oryantasyon eğitimlerini aldı mı, ilk hissiyatı nasıl, hayal kırıklıkları ve sebepleri neler belirlemeye çalıştım. Bunu da haftalık 1:1’leri daha uzun tutarak yaptım. Buradaki iş yapış şeklimizi, kurum kültürünü, bu kültürde haraket ederken dikkat edilmesi gereken noktaları aktarmaya çalıştım. Her elemanımda soru sayısı beklediğim gibi süre geçtikte azaldı ve organizasyona entegre oldu.
Buraya kadar işin başlangıç noktası diyebilirim. Bu aşamadan sonra esas zor olan uzaktan ekip kültürü oluşturmak ve istenen sinerjiyi yakalamaktı. Bununla ilgili de yazacağım ancak uzun yazıların okunma ve algılanma oranı düşüyor. Dolayısı ile buna ayrı bir yazıda değerlendireceğim.
Kalın sağlıcakla…
Bir Profesyonelin Evrimi 