PYO bünyesindeki rol ve sorumluluklar

Bir önceki yazımda Proje Yönetim Ofisi tipleri, proje kültürünü kuruma adapte etmek ve bu yolda yaşanacak zorluklardan bahsetmiştim. Bu yazımda ise standart PYO nasıl yapılandırılmalı ve hangi rolleri bünyesinde barındırmalıdır sorusunu açıklığa kavuşturmak istiyorum. Burada yazdıklarım bir kural olmayıp benim deneyimlerim sonucunda gördüğüm “best practice” uygulamadır.

Öncelikle PYO’nun temel görev ve sorumluluklarına bakalım.

  • Organizasyon bünyesinde proje yönetim süreçlerini ve belgelerini standart hale getirmek –> Bu Bir önceki yazımda belirttiğim tip 1 PYO tipidir, yani bu yolda yapılacak ilk adımlardan birisidir.
  • Organizasyona düzenli olarak proje yönetim eğitimleri vererek diğer ekiplerde de proje yönetim farkındalığını artırmak
  • Proje portföyünü ve risklerini raporlayarak yönetim seviyesinde takibini kolaylaştırmak
  • Projelerin her fazından sonra proje yönetim kalitesini ölçerek proje yöneticilerini denetlemek
  • Projelerde yapılan hataları belgeleyerek bir sonraki projelerde aynı hataların yapılmasını engellemek(Lessons Learned Library)
  • İş biriminden gelen talepleri kıdemli müdürler ile koordineli çalışarak yıllık master plan çalışmasını yapmak
  • Master Plan dışında gelen taleplerin en erken yapılabilmesi için gerekli öngörüyü yapabilmek

Proje Yönetim Ofisinin iç yapılanması ile ilgili önerim ise aşağıdaki şekilde olacaktır.

Proje Yönetim Ofisi kurgulamasını aynı yazılım mimarisinde olduğu gibi “back-end” ve “front-end” şeklinde kurgulayabiliriz. Yukarıdaki resimde QIO, PMO ve Risk & Compliance roller “back-end” iken diğer roller direkt müşteri ile yani PYO dışı çalışanlarla muhatap oldukları için “front-end” olarak konumlandırılabilir.

Hatırlatmak isterim ki, buradaki her rol illa olmak zorunda değildir. Ayrıca her bir rol için sadece bir kişiye atanmak zorunda da değildir. Roller ve sorumluklar birleştirilebilir ama içerik idealde bu şekilde olmalıdır.

PMO Manager
Tüm PYO’dan ve ilgili kadrodan sorumlu kişidir. Proje yöneticilerinin ve projelerin performans ve kalitesinden sorumludur.

Project Manager
Bunu ayrıca anlatmaya gerek olmadığını düşünüyorum. Ancak proje yöneticisinin projede nasıl konumlanacağı ve ne kadar detaya gireceği konusu kurumdan kuruma değişir. Bu karara göre proje yöneticisine atanacak proje sayısı belirlenir.

Program Manager
Bazı büyük dönüşümlerde aynı yolda ilerleyen bir çok proje olacaktır. Bu projeler kapasite sorunu veya proje yöneticilerinin ilgi ve motivasyonlarını artırmak için farklı proje yöneticilerine atanabilir. Ancak bu durumlarda projeler bazında “büyük resmi” takip edebilecek bir role ihtiyaç duyulur. Program Yöneticisi bu açığı kapatır.

PMO(Project Management Officer):
Proje Yönetim Ofisi’nin temel taşlarından olan bu rol proje yönetim metodolijisinin belirlenmesi, süreç ve ilgili template’lerin oluşturulmasında rol alır. Ayrıca bu rolünden dolayı çok büyük olmayacak projeleri de yönetir.

QIO (Quality Information Officer):
Proje/Program yöneticilerini belirli aralıklarda denetlemekten sorumludur. Proje yöneticisi iç süreç ve prosedüre uyuyor mu, çıktı kalitesi belirlenen seviyede mi sorularına yanıt bulur, rapor hazırlar ve proje yönetim ofisi müdürüne gönderir. Bu çıktılar proje yöneticilerinin performans değerlendirmesine girdi sağlar.

Risk & Compliance Specialist: Projelerde risk yönetim metodolijisini ve template’lerini oluşturur. QIO’nun kullanacağı denetim ve uyum kontrol listesini belirler. Projelerin toplu risk haritasını oluşturur. Tekrarlanan riskleri belirleyerek, tekrarlanmamsı için kök sebep analizi yapar.

Demand Management Specialist:
PYO’nun diğer görevlerinden birisi de talep toplama merkezi olarak görev almaktır. Müşterilerin taleplerini ileteceği ilk kontak bu pozisyondur. Talebin hangi yoldan ve hangi template ile yapılacağını iç paydaşlarla karara vararak belirler ve bu şekilde talebin alınması konusunda müşteriyi yönetir. Taleplerin iç kalitesinden de sorumludur. Taleplerin teknik ekiplerce anlaşılır olacak şekilde detaylı girilmesini sağlamak sorumlulukları arasındadır.

* Proje yönetimi ile ilişkili yazılarımın tümüne buradan ulaşabilirsiniz.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s