Projelerde Algı yönetimi herşeydir.

“Gerçeğin ne olduğu önemli değildir. Önemli olan onun nasıl algılandığıdır.”(Henry Kissinger – Ünlü Amerikalı diplomat ve politikacı)

“Algı dışardan yönlendirilen halüsinasyondur” (Roger Shepard – Amerikalı bilişsel bilimci)

Yukarıdaki sözlerden yola çıkarak iş hayatının diğer alanlarında olduğu gibi projelerde de algıyı yönetmek, projeleri yönetmekten çok daha önemlidir. Önemlidir ancak bir o kadar da zor ve karmaşıktır. Çünkü farklı deneyim ve meziyetlere sahip olmanız gerekir.

Bir projenin başarılı mı başarısız mı olduğu belli objektif kriterlere bağlanmıştır. Kapsam, Zaman, Maliyet, Kalite gibi önceden belirenen başarı kriterlerine uyuyorsa, projelere başarılı olmuş proje diyebiliriz. Ancak hepiniz çevrenizde veya kendi deneyimlerinize baktığınızda aslında gerçekte başarılı olmayan veya vasat bir başarıyı yakalayan işlerin veya projelerin ne kadar “parlatıldığını”, üst yönetim/müşteri tarafından çok başarılı bulunduğunu gözlemlemişsinizdir. Eminim bunun tersi durumlarından da bahsetmemiz pek olası. Yani başlangıçta istenen herşeyin zamanında teslim edilmesine rağmen o kadar değer görmediğini veya üst yönetim/müşteri tarafında çok fazla gündem olmadığı durumlar da vardır. (Ki bu durumun diğer duruma karşı daha fazla yaşandığını düşünüyorum).

Bununla ilgili 2013 yılında yazdığım “Proje Yönetiminde Pazarlama” konulu yazıma göz atabilirsiniz.

Peki nasıl oluyor da bu algı üst yönetim/müşteri tarafında hep pozitif olabiliyor;

• Üst yönetim/Müşteri ile yakın ilişki içinde olmak
  Bu hayatın her alanında geçerli bir kural. Ticarette, profesyonel hayatta, özel hayatta farketmez. Sizi başarıya götürecek yolda “kritik” konumdaki kişilerle iş haricinde de yakın ilişki kurmak, gönlünde-kalbinde farklı bir yer almak aşağıdaki maddelerde başarı ihtimalinizi artıracaktır.
• Kapsam/Zaman/Kalite/Bütçe’den daha fazla “Değer”‘e odaklanmak
  Biz proje yöneticileri bazen meslek hastalığı gereği proje başladıktan sonra yukarıdaki 4 kuralda fazla katı olabiliyoruz. Bunu yapmaktaki amacımız elbette projeyi “başarılı” şekilde bitirmek. Ancak Üst yönetim/Müşteri’nin “başarı kriteri” her zaman bu olmayabiliyor. Kendisinin işine yarayan bir ürün teslim alacağı hissini ona vermek çoğu zaman bütçe, kapsam, zaman kaymalarını göz ardı etmesine olanak verebiliyor.
• Yaşanılan sorunları farklı bir dil ile anlatmak
  Bu başlı başına ayrı bir sanat bana göre. Herkesin yapabileceği bir şey değil. “Kamyonumuz kaza yaptı, 2 hafta boyunca mal taşınayamayacak ve şu kadar zararı olacak” demek yerine “Kamyonumuz oldukça eski model ve sürekli sorunlar çıkarmakta olduğu için teslimatlarda gecikmeler yaşanmaktadır. Eski olması sebebi ile istenmeyen bir kaza gerçekleşmiştir. 2 hafta boyunca tamir olacaktır. Ancak bu teslimat sürecini iyileştirmek için iyi bir fırsat olarak görünmektedir. Daha yeni bir kamyon alarak hem bakım masraflarını düşürmüş olacağız hem de teslimatlarda yaşanacak gecikmeleri en aza indireceğiz” demek de bir seçenektir.
• Üst Yönetim/Müşteriye sorunları değil, duymak istediklerini söylemek
  Proje yönetim komitesinde yer alan üst yönetim/müşteri bazı durumlarda riskleri, issue’ları veya başka sorunları duymak istemez. Sizin çözmenizi ve sorunla gelmemenizi isteyebilirler. Bu durumda ne kadar az sorun getirirseniz o kadar iyi yönetici olarak görülebilirsiniz.
• Büyük Yalan Tekniğini uygulamak
  Bir propaganda taktiğidir. Hitler döneminin propaganda bakanı Dr.Göebbels’e atıflanır genelde. Teori şunu der. “Yeterince büyük bir yalan söyler ve onu tekrar etmeye devam ederseniz, insanlar sonunda ona inanmaya başlayacaklardır.” Buna paralel olarak proje ile ilgili herşeyin güzel gittiğini yeterince fazla sayıda ve elbette kritik kişilerin desteğini alarak tekrarlarsanız sonuç ne olursa olsun, algı hep pozitif olacaktır.

Yukarıdaki yazdıklarım benim iş hayatındaki tecrübelerime dayanarak tespitlerimdir, başkalarına doğru/yanlış gelebilir.

* Proje yönetimi ile ilişkili yazılarımın tümüne buradan ulaşabilirsiniz.