Sunum Hazırlama Enstitüsü

sunumSunum hazırlamanın da enstitüsü olur mu demeyin. Bal gibi olur….(mu)?

Şaka bir yana bu başlıkta sunum hazılamak için harcanan zamanın işin kendisinden daha fazla olduğu duruma yönelik bir ironi yapmaya çalıştım.

İşim gereği her seviyeden insana ve gruba birçok sunum yapma fırsatı buldum. Sunum yapmak kişiye çok şey kazandırıyor. Sunum hazırlamada pratiklik ve etkinlik, topluluk önünde konuşma becerinizin gelişmesi, kendinize güveninizin artması, beklenmedik sorulara karşı pratik yanıtlar verebilme bu kazanımlardan bazıları. Anlatmak, öğrenmenin en iyi yoludur derler. Dolayısı ile sunum yaparken anlattığınız konuyu daha da özümsersiniz. Aynı sunumu defalarca tekrarlasanız bile gelen sorularla birlikte o konuya bakışınız ve anlayışınız gittikçe olgunlaşacaktır.

Ancak bahsettiğim bu zevkli ve eğlenceli aktivite, hazırlık aşamasında kabusunuz olabilir.

Sunum hazırlığı, konu içeriğinin elde edilmesi, dinleyici ve ortam analizinin yapılması ve onun nasıl sunulacağının belirlenmesi aşamasıdır. Yapacağınız sunum illa powerpoint ile bilgisayar üzerinden yapılması gerekmez. Kağıt veya tahta üzerine çizeceğiniz/yazacağınız bir kaç bilgi ile de sunumu yapabilirsiniz. Hatta hiç birşey kullanmadan sadece sözel olarak da sunum yapmanız mümkün.

Eğer nisbeten küçük, çok kurumsal olmayan, sunum kültürünün çok gelişmediği organizasyonlarda çalışıyorsanız bu söyleyeceklerim çoğu zaman sizin için geçerli olmayacaktır. Ama kurumsal kimliği oturmuş, büyük organizasyonlarda sunum hazırlığı yapmak, yöneticinize, sunumun kime yapılacağına ve bulunduğunuz organizasyonun karakterine göre değişmekle birlikte bazen can sıkıcı olabilir. İşte başlıktada belirttiğim “Sunum Hazırlama Enstitüsü”  tabirini bu tip durumlar için kullanıyorum.

Böyle bir durumda iseniz bir kere Power Point olmadan sunum yapılamayacağını kabullenmeniz gerekir. Muhtelemelen kurum sizin için hazır bir Power Point şablonunu çoktan hazırlamıştır.(Bu şablonu hazırlamak ve güncel tutmak için mesai harcayan bir bölüm/çalışan topululuğu bile vardır). Bu şablonda hangi rengi, hangi yazı tipini ve hangi şekilleri ne zaman ve nerede kullanacağınız bellidir. Bu kurallara uyarak kafanızdaki sunumu bir Power Point sunumuna dönüştürmek düşünülenden daha zor bir iştir.

Çoğu zaman bu hazırlıktan sonra bir dizi revize toplantıları ardı ardına gelecektir. Bu kısa toplantılarda şekil, gramer ve görsellikle ilgili değişiklikler ve eklemeler gelir. Her bir gözden geçirme toplantısı, sunum hazırlayan için tekrar tekrar sunum üzerinde çalışma demektir.

Tüm bu stresli ve zahmetli hazırlık süreci düşündüğünüzde, 1 saatlik sunum yapmak için bazı durumlar 1 hafta boyunca mesainizin hatırı sayılır bir bölümünü buna ayırmak durumunda kalabilirsiniz.

Peki çözüm nedir, ne yapmalıyız?

Böyle bir yerde çalışıyorsanız açık konuşmak gerekirse bireysel olarak çok da yapacak bir şeyiniz yok. “Yel değirmenlerine savaşan Don Kişot” durumuna düşmemek en iyisi.

Ancak yöneticilerin ve organizasyonların yapacağı çok şey var.  Bana göre çok üst düzey katılımcıların olduğu toplantılar veya şirket imajını dışarıya yansıtacak sunumlar hariç formatlı bir sunum hazırlığı olmamalı.
Flip chartta çizilerek, tahtaya yazarak anlatılan bir sunum ya da bilgisayardaki bir veriyi göstererek üzerinde konuşulan bir toplantı çok daha çevik ve zaman kazandırıcı olacaktır. Önemli olan neyi, nasıl anlattığınızda, ne ile anlattığınızın çok bir önemi yok diye düşünüyorum.

Sağlıcakla kalın….

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s