Bu yazım proje/program veya porföy yöneticilerine daha çok hitap etmekle birlikte, aslında mantık olarak herkesin iş kapsamındaki portföyünü takip etmek için kullanılabilir.
Yöntemi, şu ana kadar tecrübelerim ve gözlemlerim neticesinde tesbit ettiğim eksikleri baz alarak geliştirdim. Peki neydi bunlar?
Diyelim ki bir şirketin IT bölümünün başındasınız ya da çeşitli kurumlara teknoloji satan ve projeler üreten bir şirkette bu hizmetlerin takibinden sorumlusunuz. Her projenin süresi, kapsamı, riskleri ve bütçeleri farklı.
Başa çıkılması gereken güçlük şu: “Tüm portföyünüzü göreceli olmayan rasyonel bir ölçü ile nasıl izlersiniz? “. Deneyimlerim gösterdi ki, genelde bütçe büyüklüğüne göre veya iş yapılan müşterinin ne kadar baskın veya stratejik önemde olmasına göre projelere önem veriliyor. İlk bakışta kulağa mantıklı gelse de bu yöntem orta ve uzun vadede hiç beklenilmeyen projelerden ve işlerden darbe yenilebilmesine olanak tanıyor. Bütçe olarak küçük ve önemsiz gibi görünen proje sonunda öyle bir kriz veya negatif etki ortaya çıkıyor ki tüm işi bırakıp bu yangını söndürmekle aylarınızı geçirebiliyorsunuz.
Peki bunu nasıl önleriz? Elbette tüm projeleri aynı cinsten bizim için önem ifade eden sayısal bir değere dönüştürerek. Ben bu sayısal değere “Proje Endeksi” diyorum.
Bu endeks 6 temel konu üzerine oturuyor;
- Bütçe
- Proje önceliği
- Stratejiye uyum
- Projenin karmaşıklığı
- Projenin mevcut riski
- Projenin bitişi zamanına ne kadar yaklaştığı
Bu 6 veriyi kullanarak yapılan hesapla(bu hesaba burada girmek hem gereksiz yazıyı uzatacak) her projenin proje portföyündeki proje endeksini hesaplayabiliyoruz. Bu verileri projelerin statu toplantılarından gelen verilerle sürekli beslenmesi durumunda ortaya çok objektif ve yaşayan bir tablo ortaya çıkıyor.
Böylece kısa ve orta vadede portföy yöneticisi olarak hangi projeler daha çok önem vermeniz gerektiğini net bir şekilde görebiliyorsunuz.
Bir Profesyonelin Evrimi 
Selam Çağdaş,
Yazın için teşekkürler. Gerçekten her şirkette kanayan bir yaraya parmak basmışsın. Her zamanki gibi yazını iştahla okudum.
Buradaki temel sorunun “proje” yaklaşımı. PMI’ın proje tanımını herkes bilir. Çok hızlı değişen bir dünyaya artık artık ayak uyduramayacak bir kavram oldu. İşleri çok küçü parçalar halinde görüp (product backlog) sürekli müşteriye sık sık yeni değer sunmak (continuous value delivery) gerekiyor. Şirketler için en önemli governance bu. Görüleceği üzere burada “proje”den bahsetmiyoruz artık. Yazılabilecek çok şey var ancak özet SAFe Framework. İlgilenenler bu frameworkü inceleyebilirler.
IT dışındaki iş kolları için Management 2.0, Beyond Budgeting incelenmesi gereken güncel yönetim modelleri.
Saygı ve sevgilerimle,
Özcan