Sen ağa, ben ağa bu ineği kim sağa?

Bu deyimi çok severim. Genelde işi yapandan çok yaptıranların çok olduğu ortamlar için kullanılır. Projelerdeki yaşanan başarısızlıkların bir kısmı bu söze uygun yaşanmışlıklardan kaynaklanmaktadır. Nasıl mı? Açıklayayım…

Projelerde başarılı olmak için bilmem kaç yol şeklinde bir çok makale okudum. Çoğu makalede belirtilen kriterler doğru olmakla birlikte, Proje Organizasyonunu doğru ve yalın bir şekilde oluşturmanın genelde gözardı edildiğini ve kurumdan kuruma çok farklı uygulandığını görüyorum.

Projeye katılacak olan birimler(IT-BU-3rd party), projeleri birer güç savaşına dönüştürme eğiliminde oluyorlar. Çoğu zaman projede daha çok söz sahibi olmak, proje sonundaki çıkacak başarı ihtmaline ortak olabilmek ya da karşı tarafa güven duymadığından dolayı proje yönetimine ortak olmak istiyorlar. Bu da projede birden fazla proje yöneticisinin olması, onların raporladığı birden fazla müdürün olmasına anlamına geliyor.

Bu durum çoğu zaman yazının başlığında belirttiğimiz duruma kadar gidiyor. Projede iş yapacak elemandan fazla PM, koordinator, leader gibi kutucuklar havada dolaşıyor. Bu da proje iletişiminde sıkıntılara yol açıyor. PM’lerin işe hakimiyeti ve yetkinliği de çoğu zaman denk olmadığı için çatışmalar kaçınılmaz oluyor. Bu yüzden çok karmaşık olmayan projeler bile çoğu zaman başarısızlığa uğruyor.

Bunun önüne geçmek için naçizane tavsiyelerim şunlardır

1) Projenin tek bir yöneticisi olmalıdır. PM, iş biriminden veya IT’den olabilir ancak altını çizerek tekrarlıyorum, projenin tek bir yöneticisi olmalıdır.

2) Projeye PM atanırken, liyakate önem verilmelidir. İşi iyi bilmesi kişinin doğru proje yönetimi yapacağı anlamına gelmez. Proje yöneticisinin illa ki organizasyonel bir ünvanı olması da gerekmez. PM’den beklenen planlama, iletişim ve liderlik becerilerinin olmasıdır.

3) Proje yöneticisinin eli güçlü tutulmalıdır(empowerment). Proje yöneticisi gerektiğinde insiyatif alabilecek, önemli kritik kararları alabilecek şekilde desteklenmelidir. Eğer bu desteği verdiğiniz halde bunu yapamıyorsa demek ki doğru kişiyi PM olarak atamamışsınız demektir.

4) Proje ekibi ile proje süresince iletişim planı dahilinde iletişim kurulmadır. Daha başka ifade ile çoğu zaman proje ekibi “golge etme başka ihsan istemez” demektedir. Ama güven probleminden dolayı bir çok kişi projenin gidişatına parmak soktuğu için hem motivasyon hem de projenin gidişatı kötü etkilenmektedir.