Projelerde dış kaynak kullanımı ve sözleşme yönetimi

Bu yazımda projelerde dış kaynak kullanımı ve sözleşme yönetimi ile ilgili bu güne kadar edindiğim deneyimleri paylaşmak istiyorum.

Projede belirlenmiş görev, aktivite veya taskları karşılamak için gerekli kapasite veya kabiliyetler ile projeye ayrılmış olan organizasyonun kapasite ve kabiliyetlerinde bir negatif yönlü bir fark var ise projelerde dış kaynak kullanımına gidilir. Dış kaynak kullanımı doğru yönetildiğinde hem tedarikçi hem de tedarik eden için kazançlı bir durumdur. Ama burada en önemli konu ise “doğru yönetme” konusu. Çoğu zaman süreçler doğru işletilmediği için dış kaynak kullanımı organizasyon için  astarı yüzünden pahalı bir hal alabilir. Şu ana kadar edindim deneyimlerden aşağıdaki dikkat edilmesi gereken noktaları çıkardım

1) Dış kaynak kullanımına hemen karar vermeyin. Bu kararın rasyonel temellere oturmasını sağlayın. Mümkünse detaylı ROI hesaplaması yaparak, dış kaynak vs iç kaynak karşılaştırması yapın.

2) Tedarikçilere göndereceğiniz teklif dökümanında(RFP) iş ihtiyacını mümkün olduğunca detaylı hazırlayın. Bu, tedarik firmalarının körlemesine teklif vermesini mümkün olduğunca engeller.

3) Teklif dökümanını çok fazla tedarikçiye göndermeyin. Göndermeden önce firmaları araştırın, referanslarla konuşun, geçmiş tecrübelerinize bakın. Teklif isteyeceğiniz firma sayısı 3 veya 4’ü geçmesin. Yoksa teklif değerlendirme süresince bir çok fazla tedarikçinin soruları ile muhatap olur zamanınızı boşa harcarsınız.

4) Teklif dökümanında mutlaka teklif için sorulara cevap verilecek tarih aralığı, teklifin en geç ne zamana kadar gönderileceği, hangi format ve içereği sahip olması gerektiğini yazın. Bu konuda çok katı olun. Çünkü tedarikçiyi değerlendirmenin ilk kısmı burasıdır. Daha baştan sizin kriterlerinize uymakta zorluk çekiyorsa bundan sonra da başınız dertten kurtulmayacaktır.

5) Teklifleri sadece fiyat açısından değerlendirmeyin. En ucuz her zaman en iyi değildir. Bunu unutmayın. Bir çok değerlendirme kriteriniz olsun ve bunları ağırlıklandırın. Bu kriterler sonucunda en yüksek puan alan tedarikçiyi seçin.

6) Bunları kesinlikle tek başınıza yapmayın! Proje ekibini mutlaka bu sürece dahil edin.

7) Sadece teklif dökümanı ile değerlendirmeye gitmeyin, her firma ile mutlaka yüz yüze görüşün. Firmanın profesyonelliğini bu tip toplantılarda daha iyi anlayabilirsiniz.

8) Tedarikçinin bu iş için mutlaka bir proje yöneticisi atayacağından emin olun. Görüşmelere genelde key account manager ve üst düzey kişiler gelir. Çok iyi ve iyimser bir imaj çizebilirler. Proje yönetim metodolijlerini sorgulayın. En ufak kaygınız var ise iç sesinize kulak verin. Daha sonra düzelir demeyin, düzelmez hatta daha da kötüye gider.

9) Firmanın işi kapma sırasında verdiği taviz ve tahhütleri mutlaka kayıt altına alarak resmileştirin. Daha sonra ispat için mutlaka ihtiyacınız olacak:)

10) Sözleşme tipini ve nakit akışını belirleyin. Hiç bir zaman paranın tamamını ödemeyin. İş tamamen bitmeden nakit akışınız tamamlanmamalı yoksa hizmeti sağlıklı olarak alamazsınız.

11) Sözleşme tipiniz, kontrolü elden kaybetmeyeceğiniz ama gereğinden fazla da ödemeyeceğiniz şeklinde olsun. Projenin doğasını göz önünde bulundurun. Sabit fiyatlı m, teşvik primli mi yoksa hakediş usulu mü çalışaksınız?

12) Her ödemeyi mutalaka kayıt altına alın ve nakit akış çizelgenizi hep güncel tutun.

13) Sözleşmeleri hep en kötü senaryo olacakmış gibi hazırlayın. İyimser ve tavizkar olmayın. İleriki zamanlarda ne olacağını bilemezsiniz. Bu sözleşme sizin teminatınız olacak.

14) Projeye ve tedarik yönetimine mutlaka hakim olun. Eğer zayıf imaj verirseniz yönetilirsiniz. Bu da sizin zarar etmeniz demektir.

15) Nasıl başlarsa öyle gider. İşi baştan sıkı tutun, daha sonra toplanır demeyin.