Projelerde Risk Yönetimi Üzerine

Bilindiği üzere iletişim ve teknolojinin gelişmesi ile birlikte tüketici – üretici arasındaki güç dengesi çok büyük bir ivme ile tüketici lehine doğru ilerlemektedir. Böyle bir ortamda da kurumlar, tüketiciler tarafından tercih edilmek adına rekabet avantajı elde etmenin yollarını aramaktadırlar. Bunlar innovasyon yaratmadan, pazarlama gücünü kullanmaya kadar bir çok alanda olabilmektedir.

Kurumlar rekabet avantajı elde edebilmek için hangi yolu kullanırlarsa kullansınlar muhakkak bunları yerine getirebilmek için irili ufaklı bir çok proje yapmak zorundadırlar. Şirketler belirledikleri stratejiye ulaşmak ve en nihayetinde belli bir kazanç sağlamak için projeler üretirler ve gerçekleştirirler.

Projeler şirketler için bu kadar önemli ise bunların kontrolü de bir o kadar önemli olmalıdır. Proje uygulamalarında kapsam, zaman, bütçe ve kalite’nin sıkı kontrolü önemlidir. Fakat sonuçları ile projenin kapsam, zaman, bütçe ve kalite’sine etki eden riskleri yönetmek de bir o kadar önemlidir.

Peki Risk deyince hepimiz birşeyler anlıyoruz ama gerçekte risk nedir? Bileşenleri nelerdir? Girdi ve Çıktıları nedir? gibi sorulara cevap verebilmek biraz zor olsa gerek. Bir cümle ile tanımlamak gerekirse proje riski, “gerçekleşmesi halinde trade-off üçgeninde de belirtilen temel proje hedeflerinden(kapsam, zaman, maliyet ve kalite) en az birine etki eden olay veya koşullardır.”

Risk’lerin bileşenlerini belirlemek gerekirse, her bir risk belli bir sebepten ötürü doğmaktadır. Bu sebepler bir çok farklı kaynaktan beslenebilir. Örneğin müşteri istekleri, varsayım yanılsamaları, kısıtlar, mevcut içinde bulunulan durumlar vb. Eğer bu sebepler, gerçekleşmesi durumunda proje hedeflerine pozitif veya negatif bir etkisi olacaksa bunlara birer risk olarak bakılabilir. Bu risklerin her birinin de gerçekleşme olasılıkları farklıdır. Kimisinin yüksek olasılıkla gerçekleşmesi beklenirken kimisinin de gerçekleşmesi çok düşük bir ihtimaldir. Gerçekleşen her bir riskini de yukarıda bahsettiğimiz gibi 4 temel proje hedefine muhakkak etkisi olacaktır. Zaten buraya etkisi olmayacak sebepler projede risk olarak kabul edilmemelidir. Bu sebeplerin proje hedeflerine etkisi farklı farklı olabilir. Kimi risklerin gerçekleşmesi durumunda projenin durdurulması bile gündeme gelirken, kimisinde farklı yöntemlerle telafi yoluna gidilebilir. Kimi risklerin olasılığı veya etkisi o düşüktür ki, bu risk kabullenilebilir bir risk olarak da varsayılabilir.

Yukarıda açıkladıklarıma göre riskin bileşenleri şu şekilde sadeleştirebiliriz;

      – Sebep
      – Olasılık
      – Etki

Risk’lerin etkileri pozitif veya negatif olabilir. Pozitif etkisi olan riskler Fırsat olaraj görülürken, Negatif etkisi olan Riskler Tehdit olarak görülmektedir.

Proje’deki Risk akışını ise şu şekil ile özetleyebiliriz.

Risk’in ne olduğunu ve bileşenlerini tanımladıkdan sonra, proje yönetiminde risk’in nasıl yönetileceği konusuna gelmek istiyorum. Hemen herkes yukarıda anlattığım bu bilgileri bir şekilde edinebilir. İşin zor olan kısmı risk’in nasıl yönetileceğidir. PMI bununla ilgili bir yöntem belirlemiş olsa da bunların nasıl ve hangi yöntemle uygulanacağı tamamen yöneticiye ve kurum kültürüne bağlı olarak değişmektedir. Aslında birçok kural belirleyici enstitü ve günümüze kadar gelen risk yönetim metodlojileri farklı kelime ve terminolojiler kullansa da risk yönetiminde temel yapı hemen hemen aynıdır. Örneğin PMI’in risk yönetiminde belirlediği adımlar şu şekildedir.

     – Risk Yönetim Planının oluşturulması

     – Risk’lerin belirlenmesi

     – Risk Analizinin yapılması

     – Risk Cevaplarının oluşturulması

     – Riskleri izleme ve kontrol etme

Bunlar ile ilgili detaylı olarak gelecek yazılarımda değineceğim.

Peki her projede risk yönetimi yapılmalı mıdır? Eğer proje başarısızlığında kurum içinde hiç bir paydaş etkilenmiyorsa, yaşanan maddi kayıplardan kişi veya kurum zarar görmeyecekse, evet risk yönetimine gerek yoktur. Çünkü bu projeye de gerek yoktur. Böyle bir projenin olması varlığına aykırıdır. Dolayısı ile küçük veya büyük her projede risk yönetimi yapılmadır. Projenin büyüklüğüne ve stratejik önemine göre bunun şekli ve formalitesi değişebilir. Ama muhakkak proje yöneticisi tarafından riskler belirlenmeli ve bu riskler yakın takip edilerek gerekli aksiyonlar alınmalıdır.