Proje Maliyetlerinizi Nasıl Düşürürsünüz?

Projelerimizde genelde en çok dikkat ettiğimiz şey zamanında işi teslim edebilmektir. Buna çok fazla odaklanmamız zaman zaman maliyet kontrolünü ikinci plana atmamıza sebep olabilmektedir. Kazanılmış değer yönetimi zaman, maliyet ve yapılan iş üçgeninde bize yol gösteren en önemli araçlardan birisidir. Bunun nasıl yapıldığını daha önceki yazımda belirtmiştim.

Maliyeti nasıl düşürebiliriz konusuna gelince; Projelerimizde proje yöneticisi olarak düşüremeyeceğimiz maliyet kalemleri olmakla birlikte biraz dikkat ve izleme ile düşüş yapabileceğimiz maliyet kalemleri de bulunmaktadır.

Örneğin, projemizin kapsamını belirledik, iş parçalarını, sürelerini de belirledik ve kaynaklarımızı da atadık. Bu andan sonra projemizdeki iş parçalarını geliştirme maliyeti temel olarak bellidir. Bu maliyetleri 2 gruba ayırabiliriz. Temel Maliyet Kalemleri, Çevresel Maliyet Kalemleri;

Temel Maliyet Kalemleri işin kapsamı ile orantılı olarak artar veya azabilir. Bu kalemlere proje yöneticisi tarafından müdahale genelde sınırlıdır. Çünkü buraya kapsamlı bir müdahele proje çıktısının kapsamını veya kalitesini doğrudan etkileyecektir.

Fakat Çevresel Maliyet Kalemleri, Proje yöneticisinin projeyi takip seviyesi doğrultusunda optimize edilebilir. Aşağıda Maliyet kalemlerini sıralamaya çalıştım. Bunlar projenin yapıldığı sektöre göre çeşitlilik göstermekle birlikte aşağıda yazılanlar genelde her projede olan kalemlerdir.

Temel Maliyet Kalemleri;
İnsan Kaynağı Maliyeti: Projede yer alan personelin saat başı ücretidir. Bu ücreti Proje yöneticisi olarak düşürmek bizim elimizde olmamakla birlikte, gün içerisinde personelin verimliliğini kontrol ederek bu maliyetten maksimum çıktıyı elde edebiliriz. Benim aklıma gelen kontrollerden birisi gün içi çay ve sigara molaları adı altında verilen aralardır. Bu molalara bir çeki düzen vermek gün içindeki işgücü kaybını optimize edebilecektir. Bununla ilgili fabrikalarda yapılan aynı anda herkesin belli bir süre için mola vermesi bir yöntemdir ama yazılım projelerinde bunu uygulamak çok mümkün olamayacaktır. Şirketlerde uygulanabilecek basit bir PDKS(Personel Devam Kontrol Sistemi) bu sorunu çözmede yardımcı olabilir.

Materyal Maliyeti: Projede işgücü dışında kullanılan ve tüketilen her türlü somut veya soyut kalemlerdir. Bu da projeden projeye değişebilir, örneği IT sektöründen örnek verecek olursak; Uygulama geliştirmede kullanılan platformların lisanslama maliyeti, projeye özel varsa pc ve server maliyetleri, Uygulamada çoklu kullanımı olacak olan servislerin satınalma/geliştirme maliyetleri buna dahil edilebilir. Burada da materyallerin bir çok projede uygulanabilecek şekilde satın almasının veya tasarımının yapılması, proje başına düşecek materyal maliyetlerini de aşağı çekebilecektir. Bu karar salt PY’nin elinde olmayıp, IT’nin şirket stratejisi ile uyumlu haraket etmesini de gerektirir.

Çevresel Maliyet Kalemleri;
Kiralama Maliyetleri: Bu tip kalemler için kiralama yapılırken mümkünse sadece projeye özel kiralama yapılmamalı, birden fazla projede kullanabilecek şekilde düşünülüreke proje başına maliyet düşürülmelidir.

Yol Giderleri: Personelin yol giderleri, proje bütçesinde küçümsenecek kadar küçük görünebilir. Fakat gerekli düzenleme yapıldığında proje süresinde toplamda hatırı sayılır bir maliyet kazancı elde edilebilir. Evden çalışabilecek personelin gereksiz yere ofise gelmemesi, taksi kullanımının minimize edilmesi, mümkünse müşteri ile aynı ortamda çalışma bu giderleri düşürmek için ilk akla gelebilecek olanlardır.

Elektrik,Su , Isınma giderleri: Bu giderler için evimizde uyguladığımız teknikleri uygulamak maliyetleri düşürme bakımından işe yarayacaktır. Bilgisayar ekranlarının veya bilgisayarların mesai haricinde kapatılması da bunlardan biri olabilir.

Toplantı Maliyetleri: Belki de en önemli gizli maliyetlerden birisi bu kalemdir. Geçen gün Savaş Şakar ile ayak üstü yaptığımız konuşmada kendisi gereksiz toplantıların gizli maliyetinden söz etmişti. Aslında toplum olarak da toplantı kültürüne çok alışık bir millet değiliz. Toplantıların verimi çok düşük olmakta ve dolayısı ile bir konunun çözülmesi veya karar alınması için bir çok toplantı gerekmektedir. Her bir toplantı için haracanan iş gücünü paraya çevirirsek önemli bir maliyet çıktığını görebiliriz. Onun için toplantıları nokta vuruşu hedefe isabet edecek şekilde mümkünce az ama etkili yapmak proje maliyetlerini aşağı çekmemize yardımcı olacaktır.